Аттестация работников на соответствие занимаемой должности

Критерии оценки эффективности персонала

Чтобы правильно оценить эффективность работника, нужно рассматривать его рабочие, личностные, поведенческие характеристики. Для этого применяются критерии оценки деятельности, определяющие, как должна выполняться каждая функция. Критерии разрабатываются руководителями компаний совместно с представителями службы HR менеджмента или вместе с подчинёнными.

Совместная разработка оценочных критериев несёт массу положительных моментов для компании. Они будут понятны управляющему персоналу и исполнителям. Не вызовут отторжения у исполнителей. Будут основываться на особенностях каждого конкретного рабочего процесса.

По охвату, способу оценки критерии делят на:

• Общеорганизационные и специализированные.
• Количественные (оцениваются достигнутые результаты) или качественные(учитываются индивидуальные качества работника и качество выполненной им работы).
• Объективные (стандарты, утверждённые для каждого рабочего процесса) или субъективные (формируются на основании мнений экспертов).
• Интегральные или простые.

Разработка критериев оценки начинается с определения списка должностей. Затем определяются функциональные обязанности отобранных групп. Анализируется возможность применения критериев для каждого конкретного случая

Учитывается количество информации об объекте исследования, уточняется важность каждого критерия, применяющегося в оценке персонала

Оценка компетенции

Изучает профессиональные, личные качества и знания сотрудников. В данную категорию входят:

• Профессиональные навыки. Оцениваются на основании тестов, экзаменов, соблюдением нормативов, утверждённых в отрасли.
• Коммуникативные навыки. Помогают определить место сотрудника в коллективе. Лидер или аутсайдер? Конфликтный или лояльный к коллегам? Получить эту и другую информацию о сотруднике можно из психологических тестов и интервью, проводимых кадровой службой.

Также оценка компетенции включает выполнение должностных обязанностей, отношение к работе, трудовую дисциплину и лояльность к компании.

Результативность персонала

Результаты работы каждого исполнителя сравниваются с запланированными для его должности показателями. Перед тем, как оценивать деятельность работника, ему ставят конкретные задачи. Результативность измеряют в объёме продаж за месяц. Также она может отображаться в количестве реализованных проектов или заключённых сделок за отчётный период.

Ключевые оценочные показатели (KPI или Key Performance Indicators) выражаются в процентном отношении:

• продаж к количеству обработанных звонков;
• количеству повторных обращений клиентов к общему их количеству в базе;
• результатов к израсходованным ресурсам.

Для оценки результативности методом KPI используют таблицу, разделённую на две колонки. В одной из них записывают критерии оценки (количественные или качественные, индивидуальные или командные). Во второй графе указывают компетенции, утверждённые для этой должности. Руководитель подразделения присваивает выбранным показателям цифровые значения 0 или 1, ориентируясь на собственные наблюдения. Числовые значения в каждой строке таблицы должны быть равны единице.

Эффективность показателей KPI имеет три уровня:

• Базовый (исходная точка, от которой ведётся отсчёт результата).
• Нормальный (обязательный к исполнению при любых условиях).
• Целевой или идеальный (к которому должны стремиться все работники).

Показатели KPI оцениваются по окончанию отчётного периода. Оценка качественных значений производится по 100 балльной шкале. Количественные показатели измеряются по метрической системе. Для определения частного результата сотрудника применяется формула:

(Фактические данные минус базовый KPI /Норма минус база) × 100 % = результат в процентах.

Полученные данные показывают, насколько работник выполнил или перевыполнил установленную для него норму. Если KPI выше 100 %, результативность сотрудника высокая. Если этот параметр ниже 100 % — это свидетельствует о том, что персонал работает неэффективно.

В каждой организации разрабатываются собственные критерии оценки, учитывающие её специфику.

3.1. Состав рабочих групп экспертной и аттестационной комиссий

Для двух основных этапов процедуры необходимо сформировать рабочие группы, состав которых различается: Экспертная комиссия — формируется для проведения технологии экспертных оценок. В ее состав при проведении аттестации руководителей входят вышестоящий руководитель, взаимодействующие с ним руководители других подразделений и непосредственные подчиненные.
При аттестации специалистов и служащих в качестве экспертов выступает вышестоящий руководитель, а так же наиболее компетентные специалисты, взаимодействующие с аттестуемым по определенному кругу вопросов в рамках его должностных обязанностей. Аттестационная комиссия — проводит оценку профессиональной и корпоративной компетенции сотрудника методом экзамена

В состав аттестационной комиссии входят: председатель комиссии (генеральный директор, директора по направлению, вице-директор по качеству; региональный директор и его заместители); секретарь (ведущий менеджер по персоналу); члены комиссии (руководители подразделений и высококвалифицированные специалисты, при необходимости в состав комиссии включают начальника отдела управления персоналом, вице-директоров по товарной группе и т.д.).
Важно провести инструктаж экспертов и членов аттестационной комиссии, убедиться, что они одинаково интерпретируют оценки, понимают критерии. Для точности можно проверить согласованность оценок экспертов

В отдельных организациях, например в образовательных структурах, участие психологов в работе аттестационных комиссий закреплено в виде обязательного требования. На предприятиях оборонного комплекса, в силовых структурах с повышенной секретностью и потенциальной опасностью при эксплуатации производственных мощностей в состав аттестационных комиссий входят также представители службы безопасности.
В зависимости от уровня, масштаба и численности сотрудников организации может быть сформирована не одна, а несколько аттестационных комиссий, что определяется приказом руководителя организации.

Порядок проведения аттестации

В положении в обязательном порядке содержится раздел, регламентирующий проведение аттестационной процедуры. В первую очередь работодателю стоит определить, в каком случае возможен перенос испытания на другой день. Обычно главным условием выступает наличие кворума. То есть должны присутствовать две трети участников комиссии.

Проверка проводится только в присутствии работника. В большинстве организаций документально закрепляется необходимость обеспечения доброжелательной атмосферы. Члены комиссии задают вопросы, а работник отвечает на них. Затем экзаменуемый покидает помещение, а комиссия остается для совещания и принятия решения. После этого работника приглашают вернуться, а председатель комиссии объявляет итог.

В результате прохождения испытания принимается решение о соответствии или несоответствии занимаемой должности. Если сотрудник отвечает установленным требованиям, он вправе ходатайствовать о повышении в должности. Если квалификационный уровень недостаточен, то возможны три варианта событий: работодатель направляет на учебу (на повышение квалификации), понижает в должности или увольняет.

При возникновении спорных ситуаций стоит помнить, что весь опрос и голосование фиксируются в протоколе.

Что это такое?

В классическом понимании аттестация – это подтверждение квалификации, уровня знаний и умений. В результате прохождения какой-либо аттестации выдается свидетельство об ее прохождении с указанными результатами.

Аттестация на предприятии (частном или государственном) – это проверка сотрудников организаций. Подобная проверка позволяет исследовать уровень знаний, профессиональных навыков работников.

Эти показатели имеют большое значение, поскольку от уровня профессионализма сотрудников напрямую зависит конкурентоспособность компании, размер получаемой прибыли и качество предоставляемых услуг.

В бюджетной сфере аттестация проводится на основании установленных законом положений и позволяет подтвердить соответствие государственного служащего занимаемой им должности.

Что понимается под термином “традиционная аттестация”? Это проверка уровня квалификации сотрудников руководителем посредством собеседования, на котором начальник выявляет уровень подготовки сотрудника, степень его вовлеченности в рабочий процесс, осведомленность о текущих тенденциях и т.д.

По результатам собеседования руководитель может сформировать собственное мнение об уровне квалификации сотрудника и о наличии каких-либо проблем.

Аттестации подобного уровня являются текущими, происходят без отрыва от рабочего процесса.

Руководство компании само решает, когда и каким образом проводить проверку своих подчиненных. Оценка подготовки персонала может производиться на основании отчетов, тестов, иных квалификационных испытаний. Любая проверка должна проводиться после того, как определены следующие моменты:

1. требования к уровню квалификации сотрудников;
2. методы оценки;
3. последовательность проведения процедур;
4. последствия аттестации.

При обнаружении нехватки у проверяемого работника необходимых навыков работодатель может принять решение о замене данного сотрудника на более квалифицированного специалиста

В этом случае важно решать вопрос в строгом соответствии с законодательством для исключения возможности нарушения трудовых прав увольняемых сотрудников

Посмотрите видео об аттестации работников:

Виды аттестации персонала

Аттестационные действия бывают регулярными и разовыми. Разовая проверка проводится для новых сотрудников, как правило, используется она уже после того, как человек проработал больше года на предприятии. Регулярная проверка проводится один раз в три года. Такая процедура позволяет определить, насколько работники соответствуют своей должности на текущий момент времени. Непременно скажем о том, что аттестация проводится в соответствии с четко проработанным планом. Поэтому, нужно детально рассмотреть все виды, чтобы четко понимать особенности проведения процессов.

Очередная проверка

Для руководителей предприятий или же компаний предусмотрена такая аттестация раз в два года. Посредством ее проведения становится очевидным, может ли работник дальше осуществлять процесс выполнения поставленных перед ним задач, может ли соответствовать установленным требованиям предприятия в целом. Для остальных сотрудников установлен промежуток проверки — один раз в течение трех лет. Посредством полученных результатов администрация предприятия может осуществлять различные кадровые изменения, чтобы максимально оптимизировать работу и получать нужные результаты. К тому же, могут быть отобраны кандидаты на курсы повышения квалификации.

По истечению испытательного срока

При приеме на работу руководитель вряд ли может максимально объективно оценить все особенности профессиональных характеристик работника. Но, законом определено, что в течение года с момента трудоустройства осуществлять аттестацию невозможно. Соответственно, испытательный срок составляет не более одного года. После чего, производится процесс аттестации. По итогам можно будет определить, насколько человек квалифицированный, имеет ли он нужный уровень знаний и умений, соответствует ли он занимаемой должности и может ли занимать рабочее место. В случае, если человек не прошел аттестацию может использоваться вариант перевода на менее ответственную должность или же осуществлен процесс сокращения.

При продвижении по службе

Непременно скажем о том, что при решении повысить человека по должности, многие руководители используют вариант определения уровня профпригодности. Основная цель данного процесса – определить, способен ли человек выполнять те задачи, которые предполагает его новая должность, может ли он выполнять работу, с более высокой позиции. То есть, в данной ситуации руководство может осуществить процесс грамотного определения кандидатов, которые могут занимать то или же рабочее место. В процессе такой аттестации обязательно оцениваются текущие знания специалиста, а также учитываются особенности новой должности. Процедура проводится по решению руководства. То есть, в настоящий момент многие руководители не используют такой вариант проверки, так как назначение осуществляется по результатам своеобразных конкурсных программ на предприятии или же на основании других результатов, например, в случае, если человек перевыполняет планы и пр. Если же конкуренция среди работников очень значительная, то оптимальным решением при выборе будет проведение аттестации.

При переводе в другое структурное подразделение

Сразу же скажем о том, что такой вид аттестации не является обязательным. Его использует руководитель только в том случае, если осуществляется процесс перевода на новую должность в иное структурное подразделение

Особенно важно проведение таких действий в том случае, если должность является принципиально новой, если обязанности сотрудника будут принципиально новыми. По сути, проведение данной проверки – основа получения точных знаний, сможет ли человек выполнять свои профессиональные обязанности на новой должности, с учетом всех нюансов и особенностей данной должности

Определенные виды аттестации используются исключительно по решению администрации, так как в данном случае формируется возможность определить рациональность кадровых изменений. В определенных случаях проведение такой проверки формирует возможность получения точных и детализированных данных, которые позволили бы осуществить грамотные перестановки, выявить определенные проблемы и создать детализированный план, на основании которого будут проработаны схемы устранения проблем и оплошностей.

Методы аттестации персонала

На данный момент в трудовой деятельности существует множество методов оценки персонала. Система аттестации персонала, применяемая на предприятиях, зависит только от решения его руководителя. Но все они, по сути, представляют только измененные виды четырех основных методов проверки качеств персонала.

Ранжирование. Этот метод помогает работодателю выставить сотрудников по рангам – чем больше заслуг и достижений у работника, тем выше по таблице поднимается человек. Обычно такое распределение проводят, оценивая реальную эффективность работы каждого оцениваемого. Но при этом ранжирование можно провести и по другим характеристикам – в зависимости от целей аттестации.

Классификация. Для проведения аттестации по этому методу, руководитель и определенные им сотрудники составляют список категорий и классов. Работники оцениваются, на основании их реальных заслуг перед предприятием и определяются в один из классов.

Оценочная шкала. Этот метод аттестации персонала используется на предприятиях чаще всего. Руководитель и менеджеры организации разрабатывают оценочную шкалу. По ней оцениваются личные характеристики сотрудников и их рабочие достижения – в зависимости от того, какова цель проведения аттестации.

Открытая аттестация. Этот метод аттестации появился относительно недавно. Его разработали как замену для достаточно неидеального метода оценки по шкале. Если на предприятии используют эту систему проверки персонала, то теперь менеджеру нужно не проверять личностные характеристики каждого работника, а провести оценку характера выполняемых сотрудником работ

Также во внимание принимается мнение прямого начальника оцениваемого человека.

Каждый из методов применяется в зависимости от того, какие цели ставит руководитель перед аттестацией. Также на выбор системы влияет организационная структура предприятия, кадровая политика и другие внутренние факторы.

Подходы к оценке работы персонала

Все существующие подходы анализа работы персонала разделяют на три большие группы.

Качественные и описательные методы – характеристика сотрудников без использования количественных данных. Качественная оценка включает:

— матричный метод: сравнение личных качеств сотрудника с идеальной моделью для анализируемой должности;

— система произвольных характеристик: определение наиболее значимых достижений и самых серьезных нарушений в работе сотрудника, анализ с последующими выводами;

— анализ выполнения задач: общая оценка работы сотрудника;

— методика «360 градусов»: суммарная оценка сотрудника администрацией, клиентами, коллегами, подчиненными плюс самооценка;

— групповая дискуссия: беседа специалиста с руководством либо экспертами о результатах работы и дальнейших перспективах.

Количественные методы – оценка сотрудников, базирующаяся на цифровых данных. Считаются самыми объективными и достоверными:

— метод балльной оценки: присвоение баллов за каждое достижение. Суммирование баллов по истечении временного периода (месяца, квартала и т. д.);

— ранговый метод: составление рейтингов сотрудников, сверяемых между собой для выявления лиц, занимающих самые низкие позиции;

— метод свободной балльной оценки. Каждому качеству работника присваивается определенное количество баллов, которые суммируются и используются для составления рейтинга.

Комбинированные методы – одновременное использование описательных и количественных параметров оценки. Считаются самыми эффективными:

— метод суммы оценок: анализ характеристик сотрудника по стандартной шкале и выведение среднего показателя, который сравнивается с оптимальным значением для конкретной должности;

— система группировки: разделение персонала на несколько групп, от неудовлетворительной до безупречной работы.

Все методы, используемые для анализа, способны выявить закономерности узких аспектов работы персонала, части психологических и социальных характеристик. Кадровые консультанты работают с более объективными методами, разработанными на основании зарубежной практики и достижений всех существующих подходов.

Критерии оценки персонала

Для того, чтобы оценка профессиональной деятельности сотрудников была объективной, следует использовать разнообразные методы, которые наилучшим образом подходят к структуре той или иной организации, ее целям, а также характеру деятельности коллектива. В профессиональных источниках описано много методов изучения и анализа компетентности сотрудников. Среди них:

• Аттестация – это оценка работы персонала, при которой используется комплексный подход с применением различных методов. В ходе проверки аттестационная комиссия определяет соответствие кандидата вакантной должности или должности, которую он занимает.
• Метод вынужденного выбора. Эта процедура заключается в выборе экспертами наиболее подходящей для работника характеристики, например: умение планировать свою деятельность, общительность, опыт работы и т.д.
• Описательный метод предполагает создание последовательной, подробной характеристики положительных и отрицательных черт каждого работника.
• Тестирование – система оценки персонала, при которой определяются профессиональные знания и умения, способности, мотивы, психология личности. Эти качества выявляются с помощью специальных тестов, которые можно расшифровать с помощью «ключей».
• Деловая игра – это некая управленческая игра, в процессе которой анализируются знания и умения работника, а также оценивается его способность работать в малой группе.
• Управление по целям (в зарубежной литературе — Management by Objective (MBO)). Оценка эффективности персонала таким методом предусматривает общую постановку задач руководителем и сотрудником, после чего происходит оценка результатов их выполнения на конец отчетного периода. Эта система охватывает все должности в компании – от технического до институционального уровней.
• Управление результативностью (Performance Management). По этому системе оцениваются не только конечные результаты работы сотрудника, но и его компетенции – те личностные качества, которые являются необходимыми для достижения поставленных целей.
• Ассессмент центр (групповой и индивидуальный) предназначен для тестирования сотрудников по компетенциям под конкретные кадровые задачи. Методы оценки персонала могут включать поведенческое интервью, а также кейсы (игровые ситуации). Для отбора кандидатов на высокие должности и при оценке топ-менеджеров акцент делается на поведенческое интервью, а для выдвижения сотрудников в кадровый резерв – на деловых играх.
• Самоотчет (выступление) заключается в проведении устных выступлений руководителя или специалиста перед трудовым коллективом, в ходе которого анализируется выполнение плана работ и личных обязательств.
• Метод 360°. Согласно ему, работники оцениваются коллегами, руководителями и своими подчиненными. Для каждого человека заполняется индивидуальный и общий опросный лист.
• Оценка методом комитетов. В соответствии с этим методом, работа сотрудников обсуждается в группе, при этом она разбивается на отдельные задачи. В результате составляется некий список действий, каждое из которых оценивается как успешное и неуспешное.
• Метод независимых судей: работника оценивают независимые лица, которые не были с ним знакомы (обычно «судьями» выступают 5-7 человек). При этом методы оценки персонала основаны на принципах перекрестного допроса.
• Интервью: претендент выступает в роли менеджера по персоналу и проводит собеседования с несколькими кандидатами на рабочие места. Проверяется умение правильно анализировать и подбирать работников.
• Наблюдение. В этом случае сотрудника оценивают как в неформальной (на отдыхе, в быту), так и в рабочей обстановке методами моментных наблюдений и фотографии рабочего дня.

Также следует отметить, что на каждом этапе работы сотрудника в компании можно использовать определенные методы оценки: например, в процессе подбора работника на вакансию можно использовать одновременно метод интервью и тестирования, а для принятия решения об освобождении от занимаемой должности достаточно проведения аттестации работника.

2.4. Критерии, используемые при проведении аттестации.

Компетентность — знания (результат образования), навыки (результат опыта работы и обучения), умение применять знания при решении профессиональных задач. Вырабатываемые критерии оценки в компании делятся на две большие группы:

• Профессиональная компетентость — критерии, соответствующие определенному рабочему месту, виду деятельности. Результаты работы, достигнутые сотрудником при исполнении своих должностных обязанностей. Количественные и качественные показатели эффективности выполнения всех компонентов деятельности (функций).
• Корпоративная компетентность — критерии, соответствующие пониманию сотрудником целей и задач компании, а также его человеческим качествам.

Профессиональная компетентность

Профессионально важные качества выделяются в зависимости от занимаемой должности, выполняемых функций.
Проекты методик аттестации деятельности разрабатываются менеджерами по персоналу при консультировании с директорами, начальниками подразделений, ведущими специалистами. Для этого используются должностные инструкции, выделение действительно значимых видов деятельности и критериев оценки эффективности.

Корпоративная компетентность включает в себя знание и понимание:

• Политики в области качества,
• Организационной структуры компании (структура, директорат, основные функции подразделений),
• Документов, регламентирующих деятельность предприятия и всех сотрудников компании,
• Техническую компетентность: пользователь ПК (word, excel), умение работать с Интернетом, электронной почтой, знание английского языка и других иностранных языков.
• Содержание знаний, относящиеся к профессиональной компетенции, зависят от конкретной должности (профессии).

Корпоративно важные качества личности:

• Лояльность (принятие и соблюдение корпоративных норм и ценностей, адекватное реагирование на распоряжение и мнение руководства);
• Активная жизненная позиция (стремление сделать карьеру, стремление к совершенству и развитию, стремление брать ответственность на себя, мотивация достижения);
• Развитое логическое мышление (структурированное, аналитическое, а не беспорядочное мышление, самостоятельность мышления);
• Коммуникабельность (умение общаться с людьми и работать в группе);
• Высокая работоспособность;
• Порядочность, честность;
• Презентабельный внешний вид (опрятный, располагающий к общению, соответствующий деловому стилю).