Инструменты для автоматизации бизнес-процессовлучшие bpm-системы 2022 года

Виды автоматизации в компании

Автоматизация бывает 2-х видов: процессная и комплексная.

«Островная» автоматизация помогает решить локальный вопрос
— увеличить объем продаж, сократить издержки производства, улучшить
качество сервиса.

Комплексная автоматизация или цифровая трансформация бизнеса
— это когда технологии внедряют во все бизнес-процессы компании, а
программы синхронизируются между собой. При этом пересматриваются процессы,
проекты и загруженность сотрудников.

Процесс этот масштабный, затратный и очень болезненный, поэтому на него
решаются не все компании — в основном, крупные организации с большими
IT-бюджетами. Например, холдинги, банки.

Сергей Коваль, CDTO и Архитектор систем:

“Делать комплексную автоматизацию или частичную — зависит от
целей, бюджета компании и ее готовности к цифровой трансформации. Малые и
средние компании начинают с автоматизации отдельных операций-модулей.
Обычно, это CRM-система, чат-бот в мессенджере для общения с клиентами и
система для учета товаров. До поры до времени эти системы разрозненные и не
интегрированы тесно друг с другом.

Когда компания растет и появляются деньги, заказывают полную интеграцию
систем в одну большую систему. Чаще идут от малого к большому. У нас крупная
компания, мы выбрали трудный путь. Решили снести все старое и построить
новое, но это непросто. Тут вовлечено много людей, подрядчиков-поставщиков
модулей интеграций. И всем этим нужно управлять”.

Комплексной автоматизацией в компании обычно занимается отдельный специалист.
Это может быть исполнительный, операционный, технический, IT-директор или
руководитель по цифровой трансформации
(CDTO, Chief Digital Transformation Officer). Если автоматизация проходит
локально, то руководители отделов могут сами выбрать нужную им программу.
Некоторые компании отдают этот вопрос на аутсорс. Но даже в этом случае нужен
отдельный человек в компании, который будет отвечать за внедрение нового ПО.

История первых попыток автоматизации бизнеса

Впервые термин «автоматизация бизнес-процессов» использовали инженеры-механики 20-х годов прошлого века. Изначально автоматизацию применяли исключительно относительно этапов производства, сейчас значение переосмыслили и наделили более глубоким смыслом.

В восьмидесятые эксперты пересмотрели отношение к автоматизации бизнес-процесса, обосновали новую теорию экономическими расчетами и компьютерными технологиями того времени. Как раз в эти годы начали появляться первые компьютеры. Настоящий прорыв случился благодаря развитию интернета. В современном мире для автоматизации внутренних процессов находят необычные сферы применения. Благодаря четкому разделению на этапы для выполнения и внедрения разработок удается проводить автоматизацию совершенно разных бизнес-процессов параллельно во многих подразделениях.

Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?

Автоматизация бизнес-процессов не ограничивается несколькими функциями. Некоторые факторы, которые могут указывать на необходимость автоматизации, включают:

• Большой объем задач;
• Для выполнения задач требуется несколько человек;
• Сжатые сроки;
• Значительное влияние на другие процессы и системы;
• Необходимость соблюдения рамок инвесторов и аудита.

Если действие соответствует всем перечисленным выше критериям, весьма вероятно, что вам нужно автоматизировать бизнес-процесс. Чтобы дать вам более ясную картину, вот некоторые обычно автоматизированные процессы в организациях.

• Электронная почта и push-уведомления;
• Служба поддержки;
• Создание тематических исследований для клиентов;
• Агрегирование данных;
• Резервное копирование и восстановление;
• Заявки сотрудников;
• Закупка;
• Процессы колл-центра;
• Заказы на продажу;
• Отслеживание времени и посещаемости;
• Платежная ведомость;
• Запуск продукта.

Как выбрать систему автоматизации бизнеса

Начнем с того, что существует два варианта: готовый продукт, разработанный с нуля и внедренное под индивидуальные требования.

Стоимость типового варианта ниже, да и внедрять его проще. Однако из-за ограниченности или невозможности настройки под индивидуальные задачи данное решение не всегда применимо. Это касается в том числе и современных облачных сервисов.

К выбору на данном этапе нужно отнестись максимально ответственно, проанализировав заранее довольно большой объем исходной информации. Рынок сегодня насыщен готовыми программными решениями, каждое из которых имеет свои особенности, достоинства и недостатки.

При выборе в первую очередь определитесь со следующими моментами:

• конкретные процессы вашего бизнеса, требующие автоматизации;
• соответствие возможностей выбираемого комплекса вашим задачам;
• возможность настройки системы под вашу бизнес-стратегию;
• возможность изменения настроек в процессе эксплуатации, если этого потребуют условия бизнеса;
• простота и удобство ПО в использовании;
• возможность интеграции системы с другими сервисами и программными комплексами;
• поддержка мобильных устройств;
• каким образом и кем будет выполняться техподдержка;
• стоимость внедрения и технической поддержки.

Разобраться с этими вопросами помогут разработчики программ или их представители. Обратитесь за консультациями к ним, также можете связаться с другими предпринимателями, решающими похожие задачи. Чужой опыт может быть весьма полезен в процессе выбора ПО.

Подробнее

Моделирование бизнес-процессов: для чего нужно и как его провести

Перед тем как улучшать бизнес-процессы, нужно описать, как они уже проходят в компании. Если процессы не охарактеризованы, то непонятно, из каких шагов они состоят и с какой стороны к ним подступиться. Метод, которым пользуются, чтобы охарактеризовать и визуализировать их, называют моделированием.

Моделирование бизнес-процессов — это описание существующих в компании процессов и документирование уже существующих требований к ним. Простыми словами: менеджеры разбираются и описывают, кто, что и как делает. Каждую операцию изучают и разбивают на этапы. Затем изображают всё это схематично.

С итоговой моделью бизнес-процесса можно работать дальше. Двигать элементы так, чтобы менять продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса, подробнее о ней мы говорим .

Есть три основных подхода в моделировании: функциональный, процессный и ментальный. Каждый подход предполагает, что нужно визуализировать процессы, рисовать схемы.

Функциональный подход. При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы. Без учёта какой-либо последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы для выполнения и факторы, которые влияют на процесс.

Задача подхода — понять, какие факторы учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. А подробные действия внутри процесса — предмет дальнейшего моделирования.

Фрагмент функциональной модели бизнес-процесса: входы, выходы и внешние элементыИнфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Процессный подход. Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до отдельных операций для каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Фрагмент процессной модели бизнес-процесса: основные действия менеджера по продажамИнфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Ментальный подход. При нём на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий.

Вот пример ментальной карты процесса снабжения:

Фрагмент ментальной модели. Составлен в свободной форме — все элементы вращаются на орбите процессаИнфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

На карте собирают понятия, которые внутри процесса связаны между собой. Но по этапам их не распределяют.

Такой подход помогает структурировать информацию о процессе и собрать идеи. Затем, с помощью функционального и процессного подходов, эти идеи прорабатывают детально.

Кто и как моделирует бизнес-процессы. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно всё описать. В среднем и крупном бизнесе так не получится — процессов много, и они масштабные. Руководителю известно не всё. В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят бизнес-аналитики и специалисты, которые принимают участие в моделируемых процессах.

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт. Иногда — описывают текстом: составляют пошаговую инструкцию с уточнениями, кто и что делает. Также можно использовать таблицы: в строках описывать действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

Автоматизация маркетинга

Согласно исследованию Forrester Research, затраты на автоматизацию в 2017 году превысили $11,4 млрд, а в 2023 составят $25,1 млрд, обеспечив индустрии 14% роста. Более 45% b2b- и b2c-компаний из списка Fortune 500 уже автоматизировали свои маркетинговые системы.

Автоматизация маркетинга увеличивает конверсию и продажи, снижает стоимость привлечения клиента. Освобождая маркетологов от рутинных задач, автоматизация маркетинговых бизнес-процессов повышает их продуктивность и позволяет мыслить творчески. Особенно это актуально в случае с малым бизнесом, когда у вас нет маркетингового отдела, а есть всего 1-2 человека для этих задач или вы занимаетесь маркетингом самостоятельно. Автоматизация справится с рутиной и оставит время для выбора правильной стратегии продвижения.

Автоматизация рассылки

Алексей Рожков, совладелец агентства «Сделаем», рассказал, как автоматизировал рассылку:

Сервисы для рассылок:

1. UniSender — стоимость – от 441 руб. в месяц.
2. SendPulse — стоимость – от 472 руб. в месяц.
3. MailChimp — стоимость – от 9.99$ в месяц.

Автоматизация управления репутацией

Даниил Миньков, кофаундер компании по управлению бизнес-репутацией Adves, отмечает, что присутствие в диджитал-пространстве важно для компаний любых размеров:

Сервисы для управления репутацией:

1. Babkee — стоимость – бесплатно.
2. Angry Analytics — стоимость – от 20 000 руб. в месяц.
3. Медиалогия — стоимость – рассчитывается индивидуально.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Самый простой инструмент автоматизации — это Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог — таблицы Google Spreadsheet. В таких таблицах можно описать процессы и настроить формулы расчета нужных цифровых показателей. Это популярный метод начальной автоматизации работы отдела продаж, который позволяет вести клиентскую базу, контролировать оплаты от клиентов и прогнозировать выручку.

Пример прогнозирования продаж в Excel

Существуют и более сложные системы автоматизации.

Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — это сервисы, в которых можно ставить задачи сотрудникам и распределять их между членами команды. Внутренний заказчик создает карточку задачи, описывает, какой результат он хочет получить. Исполнитель делает задачу, отмечает в карточке, что задача готова. Заказчик принимает или отклоняет работу. Контроль сроков и качества выполнения задачи лежит на менеджере проекта.

Сотрудник переставляет задачу из одной колонки в другую — все участники проекта получают уведомление, что он начал работать. Не нужно писать в чат: ну что, когда начнешь?

Бухгалтерские системы. 1C, Контур — это системы управления финансами и складом. С помощью таких систем автоматизируется выставление счетов, расчет зарплаты и налогов, создание актов и других документов.

Синхронизация счетов в 1С

Системы управления рабочим временем и персоналом. Bamboohr, Hurma — это системы, где сотрудники могут оставлять заявки на отпуск, следить за рабочим временем, количеством рабочих и выходных дней. Информация об отработанных днях попадает в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается зарплата. В некоторых случаях такие системы учитывают рабочие часы и даже делают скриншоты экранов сотрудников раз в 10 минут, чтобы убедиться, что те работают.

Hurma автоматически считает, сколько дней отпуска доступно в этом году. Без автоматизации пришлось бы уточнять у hr-ов или руководителя и проводить самостоятельные расчеты

Системы управления клиентами (CRM). AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — это системы учета отношений с клиентами. Для каждого клиента заводится карточка, куда записываются его контактные данные и история общения. К карточке клиента прикрепляется карточка сделки: о чем договорились, сколько это стоит, когда нужно сделать.

Сделка и клиент прикрепляются к ответственному менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует их результат в CRM. Если менеджер уйдет из компании, информация о его клиентах сохранится в системе и другой менеджер сможет продолжить работу.

Пример воронки продаж, по которой менеджеры ведут клиента в amoCRM

ERP-системы. Это комплексные системы автоматизации всех процессов в компании.

Самые популярные ERP-системы в России — это SAP, 1С:ERP Управление предприятием, Oracle ERP.

Системой SAP, например, пользуются такие крупные организации, как Почта России или государственные железнодорожные компании в СНГ.

К примеру, вам нужно синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на эти поезда. Одни пассажиры едут от конечной до конечной, другие сходят на промежуточных остановках. Какие-то поезда едут из других стран. SAP поможет синхронизировать количество вагонов, расписания поездов и внештатные ситуации вроде «поезд опаздывает на полчаса, и по его пути идет другой поезд в это время».

SAP для сельскохозяйственной компании

ERP-системы очень гибкие, и позволяют автоматизировать работу любого предприятия или компании. Но именно поэтому они долго внедряются и настраиваются. Для их запуска обычно нанимают отдельных специалистов — интеграторов.

Пример приветственной цепочки сообщений. Если пользователь прочитал, ему отправляется одно письмо, если нет — другое

CMS-системы. WordPress и Tilda — тоже инструменты автоматизации бизнес-процессов. С их помощью можно удобно администрировать сайт. Раньше, чтобы добавить картинку, нужно было писать код. Сейчас это можно быстро и без разработчиков сделать в админ-панели CMS-системы.

Админ-панель WordPress — редактирование главной страницы

Кому необходима автоматизация бухгалтерского учета

1. Руководителям компаний. Автоматизация позволяет сократить затраты на обработку документов и исключить ошибки. Благодаря программам, руководители и собственники компании владеют информацией о выручке, количестве продукции на складе, могут отслеживать расчетные и хозяйственные операции в режиме реального времени. Осуществляя регулярный контроль, владельцы предприятий снижают риски злоупотреблений и повышают качество управленческих решений.
2. Штатным бухгалтерам. Сотрудники автоматизируют свои рутинные задачи: заполнение бланков, проведение расчетов, составление ведомостей. Вместо этого бухгалтеры выполняют более важные операции, которые нельзя привести к шаблону или математической модели. Например, оптимизация отдела, обучение персонала и т.д.
3. Всем сотрудникам компании. Они могут оперативно получать необходимые справки и выписки, а также иные документы.
4. Клиентам. Они получают акты и счета, подписанные электронной подписью, в удаленном режиме, исключаются простои на производстве и задержки отправки документации.

Comindware Business Application Platform

Россия. Москва. https://www.comindware.com/ru/platform/

Low-code платформа для управления бизнес-процессами и цифровой трансформации предприятия. В основе Comindware Business Application Platform – управление бизнес-процессами (BPMS), кейсами (ACM), работа с данными и документами, социальное взаимодействие.

Платформа, которая позволяет строить корпоративные приложения под разные потребности бизнеса. Она предоставляет функционал системы управления бизнес-процессами предприятия (BPMS), включая таск менеджер и работу с поручениями, а также возможность управления проектами и кейсами.

Возможные риски автоматизации бизнес-процессов

Увы, но при внедрении автоматизированной системы никто не сможет гарантировать точного соблюдения сроков или соблюдения выделенного бюджета, будь это автоматизация среднего бизнеса, малого бизнеса либо автоматизация бизнеса услуг. Препятствием к достижению результата может стать и сам персонал.

Необходимые изменения в бизнес-процессах для соответствия требованиям системы также могут сильно усложнить работу по интеграции. Однако в случае грамотно определенных задач, которые следует автоматизировать, большей части проблем удастся избежать.

Немалое значение при этом имеет верный выбор подрядчика по внедрению и интеграции системы. Наконец, на каждом этапе реализации проекта желательно присутствовать руководителю или владельцу компании. Это максимально снизит риск получения не того результата, который планировался изначально.

Чтобы штат сотрудников не сопротивлялся нововведению, следует провести просветительскую работу, разъясняя каждому работнику планируемые выгоды в результате автоматизации. Одновременно с этим всему персоналу нужно дать понять, что изменения неизбежны. Неплохо будет мотивировать сотрудников премированием за активное участие в проекте с поэтапными достижениями промежуточных результатов. Так выработается лояльность персонала к решениям руководства. А проблему срыва сроков следует решать по мере появления, тут же выясняя, в чем ее причина.

Анализ бизнес-процессов: для чего нужен и как его проводят

Анализ бизнес-процессов — это изучение их текущего состояния. Анализ проводят, чтобы искать слабые стороны процессов, избавляться от них и так делать бизнес эффективнее.

Анализ показывает, улучшаются ли результаты бизнес-процессов. Например, при нём могут сравнить, что было полгода назад и что происходит сейчас. Потом ищут решения, как сделать процессы эффективнее.

Какие есть методы анализа бизнес-процессов? Все существующие методы делят на количественные и качественные. Количественные — это оценка числовых показателей, качественные — всё остальное.

Качественные методы предполагают, что аналитик изучает графические схемы процессов и отзывы исполнителей. Аналитик опрашивает сотрудников, составляет матрицу проблем и изучает алгоритмы. Он пытается понять, где исполнители «спотыкаются» и как можно повысить эффективность.

Вот некоторые качественные методы:

• SWOT-анализ;
• анализ проблем процесса;
• ранжирование процессов.

В этой статье мы не будем разбирать их подробно.

Результат анализа — отчёт, в котором описаны проблемные зоны и даны рекомендации, что и где улучшить.

Количественные методы предполагают, что аналитик собирает данные — например, финансовые показатели, временные затраты или объём брака — и подробно изучает их. Затем он сравнивает их с плановыми показателями и делает выводы: какие показатели соответствуют норме, а где процессы можно улучшить.

Обычно используют такие методы:

• имитационное моделирование процесса;
• АВС-анализ;
• анализ показателей эффективности процесса.

Результат — отчёт с прогнозом того, какие показатели можно получить, и рекомендациями, как это сделать.

Фрагмент отчёта бизнес-аналитикаИзображение: предоставлено Александром Завьяловым

Кому доверить анализ — сотрудникам или аналитикам? Как говорилось выше, анализировать бизнес-процессы сложнее, чем моделировать. Большинству сотрудников не хватит компетенций, чтобы грамотно проанализировать процессы и сделать правильные выводы. Чтобы получить толковые рекомендации, нужен экспертный взгляд со стороны. Для этого обращаются к бизнес-аналитикам.

Если для бизнес-анализа нет бюджета — можно анализировать процессы самостоятельно. Это лучше, чем ничего.

Как провести анализ бизнес-процессов самостоятельно? Для этого есть правило четырёх действий. Чтобы выполнить любую задачу, сотрудник:

• воспринимает информацию;
• принимает решение;
• совершает действие;
• контролирует результат.

На любую задачу бизнес-процесса нужно посмотреть через призму этих четырёх действий. Это покажет, какова ценность каждой задачи, нужно ли оптимизировать задачу и можно ли убрать её совсем.

Разберём на примере. Компания продаёт оборудование. Одна из задач менеджера после получения заявки от клиента — проверить наличие товара на складе. Ему нужно собрать и обработать информацию.

Менеджер не принимает решений, и контролировать результат ему также не нужно. Получается, что это линейное действие, которое можно автоматизировать с помощью системы учёта.

Фрагмент модели бизнес-процесса продажи промышленного оборудованияИнфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Таким образом, задачу «Проверить наличие товара на складе» можно убрать из алгоритма и так высвободить несколько минут рабочего времени.

Как автоматизировать бухгалтерский учет?

1 этап – подготовительный. 2 этап – постановка задачи.

• расходы на покупку, внедрение и сопровождение ПО;
• возможность интеграции с используемыми системами (если интеграция необходима);
• наличие оборудования и специализированного ПО, которые необходимы для работы системы бухгалтерского учета;
• необходимость работы в базе большого числа пользователей;
• возможность и стоимость обучения сотрудников;
• наличие в регионе обслуживающих компаний (они обеспечивают обновление ПО, поддержку);
• соответствие потребностям предприятия;
• возможность масштабирования.

3 этап – внедрение программы. 4 этап – обучение сотрудников. 5 этап – проведение тестового периода.

Почему BDO Unicon Outsourcing?

• Мы добиваемся оптимизации расходов за счет автоматизации рутинных процессов. Наши ИТ-специалисты внедряют и настраивают ИТ-решения для финансов, кадров, производства и менеджмента. Мы работаем со средним и крупным бизнесом, с российскими и международными компаниями.
• Наша система информационной безопасности соответствует стандарту ISO/IEC 27001:2020 и ФЗ-152.
• В компании настроены автоматизированные контроли качества, действует строгая система KPI
• Команда экспертов-методологов следит за изменениями законодательства, изучает актуальные практики и дает рекомендации по оптимальному построению бизнес-процессов для клиентов.

8 495 787-85-52

Почему вы должны автоматизировать свои бизнес-процессы?

Вот несколько веских причин для автоматизации ваших бизнес-процессов.

Цифровая трансформация бизнеса

Цифровая трансформация может показаться высокой целью для организаций, которые не находятся на этом пути. Автоматизация бизнес-процессов может стать трамплином для старта непрерывных преобразований. Вы можете начать с нескольких процессов, которые явно нуждаются в коррекции, и постепенно продвигаться к более сложным процессам.

Однозначность процессов

Автоматизация требует определенной ясности в процессе прямо на стадии проектирования. Если вы не знаете, какие задачи выполняются, вы не сможете точно спроектировать и автоматизировать рабочий процесс. Кроме того, отображение процессов может обеспечить ясность для всех сотрудников, а также служить хорошим учебным ресурсом. Понимание, которое вы получите от анализа автоматизированного процесса, может четко показать вам разрыв между вашим процессом, и вашими планами.

Оптимизированные процессы

Одним из замечательных результатов системы автоматизации процессов является упрощение бизнеса. Четкая подотчетность, настраиваемые уведомления, ценные сведения и более быстрые сроки выполнения работ позволяют упростить устранение расточительных действий и сосредоточиться на улучшении задач, повышающих ценность вашей работы.

Стандартизация операций

Когда вы автоматизируете бизнес-процесс, вы каждый раз будете получать результаты единого стандарта. Стандартизация помогает позиционировать вашу организацию как надежную, что, в свою очередь, может помочь увеличить клиентскую базу.

Удовлетворенность клиентов

Удовлетворение потребностей клиентов является ключевым фактором в любом бизнесе. Сосредоточение внимания на технологическом и эксплуатационном совершенстве поможет вам с легкостью превзойти ожидания клиентов. Когда вы постоянно соблюдаете собственные стандарты, покупатели с большей вероятностью будут отдавать предпочтение вашей компании.

Программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов

Инструменты автоматизации способствуют развитию и помогают моделировать текущую ситуацию в бизнесе, осуществлять управление, контроль и быстро вносить изменения.

Главный инструмент в автоматизации — BPM для управления бизнес-процессами. Это категория корпоративных информационных систем, которые позволяют эффективно автоматизировать процессы управления. ВРМ осуществляют поиск несоответствий и мониторинг сложностей для улучшения и моделирования процессов. Этот инструмент помогает организации быть гибкой и легко подстраиваться под изменения рынка.

В сочетании с ВРМ при автоматизации бизнеса используют специальное программное обеспечение — далее рассмотрим виды ПО и их особенности:

• 1С — используется для автоматизации внутренних процессов на разных участках бизнеса. Функционал программ 1С предлагает большой выбор отраслевых конфигураций для бухгалтерии, учета кадров, контроля рабочего времени и т.д.
• CRM-системы — позволяют автоматизировать, оптимизировать, анализировать продажи, работу над проектами, маркетинг. Главная задача CRM заключается в улучшении качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнеса позволяет избавить менеджеров от выполнения рутинных задач, улучшить контроль по каждой сделке и оперативной аналитике. Можно сказать, что CRM-система создает уникальную экосистему внутри предприятий, благодаря чему сотрудники работают продуктивнее, не отвлекаясь на лишнее.
• Project Management системы автоматизации — помогают оптимизировать управление проектами. Для этого выбирается ответственный исполнитель, а задача разбивается на небольшие подзадачи с приоритетностью исполнения и сроками. Используют такие инструменты, когда параллельно ведется много проектов. Project Management помогают повысить производительность и соблюдать дедлайны.
• Система аналитики — еще один инструмент в помощь бизнесу. Их используют для выявления трендов, закономерностей и исключений. С помощью систем аналитики прогнозируют исходы разных действий. В ходе работы собираются данные в одно целое и на основе этой информации формируют отчеты.

Кроме основных инструментов можно выделить дополнительные, которые помогают провести автоматизацию, например:

Кстати, программное обеспечение все чаще использует технологии искусственного интеллекта (ИИ) для лучшей интерпретации неструктурированных данных. Это приводит к улучшению пользовательского опыта, поскольку технология учится преодолевать двусмысленность и взаимодействовать с потребностями пользователя, не требуя привлечения технического специалиста.

Что автоматизировать?

Автоматизировать сейчас можно почти любые процессы в бизнесе — продажи, маркетинг, управление, бухгалтерскую и финансовую отчетность.

Например, в случае с киоском для продажи прессы или другими маленькими торговыми объектами, внедрение системы складского учета позволит поднять продажи. А «1С» позволит организовать бухучет.

Если штат предприятия — несколько сот человек, то пригодятся платформы для управления кадрами. Существуют как специализированные HR-платформы, так и бизнес-платформы, сочетающие функции кадрового, финансового, налогового учета.

По результатам опроса предпринимателей, 83% малых предприятий используют программы бухучета, 40% — программы для работы с клиентами, 61% — ПО для документооборота, 60% — для работы с базами данных.

Хотя актуальность автоматизации бизнес-процессов очень высока, специфика малого бизнеса диктует свои правила внедрения IT-технологий. Если крупный бизнес может позволить себе отдельные решения для каждого направления — найма, работы с клиентами, документооборота, бухгалтерского и налогового учета, управления кадрами, то малый бизнес зачастую ищет единое решение для всех задач – многофункциональные платформы или же автоматизирует актуальные для их бизнеса процессы.

Пять «лайфхаков» автоматизации бизнеса

Приступая к процессу внедрения программного обеспечения для автоматизации бизнеса, менеджерам приходится сталкиваться с целым рядом затруднений. Конечно, внедрение принципиально нового подхода к организации бизнес-процессов сопряжено с новыми задачами, на адаптацию которого персоналу нужно время. Однако некоторых трудностей можно избежать, если правильно подойти к вопросам внедрения и воспользоваться следующими «лайфхаками»:

1. Каждой группе задач — свой тип автоматизации. Распространенная ошибка новичков — купить дорогой универсальный инструмент и попытаться применить в специфической отрасли без адаптации. Продукт, даже высококачественный, будет малоэффективен, к примеру, в энергетике, если при разработке он был нацелен на пищевое производство, и наоборот. Также следует учитывать, что инструмент автоматизации нужно применять к той группе процессов, для которой он разработан. Управление проектами — для менеджеров, не для производственного персонала. CRM — для маркетинга и отдела продаж.
2. Стадии принятия автоматизации — бороться или принять. Борьба, торг, принятие — стадии, сопровождающие процесс внедрения в состоявшейся и функционирующей компании. Менеджеру нужно быть готовым к тому, что персонал воспримет идею автоматизировать бизнес-процессы равнодушно (при оптимальном сценарии) или даже будет активно ей противодействовать. На преодоление человеческого фактора уйдет некоторое количество времени. Слишком торопить события не стоит, но и игнорировать откровенный саботаж тоже нельзя.
3. Подбор готового инструмента или разработка собственного. Подбор готового продукта — это более быстрое, дешевое и эффективное решение, чем разработка уникального. На рынке представлено достаточное количество автоматических систем — в том числе комплексных, и выбрать оптимальный вариант не так сложно. Пользоваться готовой системой можно практически сразу же после приобретения лицензии, а на разработку и отладку вновь разработанной могут уйти годы.
4. Быстрый эффект от автоматизации — как посчитать и получить. Автоматизация не даёт мгновенного эффекта. Однако просчитать всё-таки можно. Самый простой способ — отследить в динамике показатель, характеризующий целевой процесс автоматизации. К примеру, если автоматизировано составление договоров в юридической компании, можно сравнить, сколько подобных документов составлялось за промежуток времени (например, месяц) до и после внедрения. Приступать к расчетам в первый же месяц использования нового ПО не стоит (сотрудникам необходимо время на обучение)
5. Автоматизация с нуля — с чего начать. Начать следует с анализа действующих бизнес-процессов и выбора наиболее критичного. Если компания регулярно сталкивается с тем, что сотрудники делают механические ошибки при составлении документов, первым шагом будет внедрение соответствующего конструктора. Задачи постоянно «теряются», исполнителей не найти? Срочно нужна система электронного документооборота.

NoSQL

• Apache HBase— open-source нереляционная распределённая база данных;
• Cassandra — распределённая система управления базами данных, рассчитанная на создание высокомасштабируемых и надёжных хранилищ огромных массивов данных;
• Hypertable — высокопроизводительная, масштабируемая база данных по образцу BigTable;
• CouchDB — документо-ориентированная система управления базами данных с открытым исходным кодом, не требующая описания схемы данных;
• ElasticSearch — база данных, написанная на Java;
• MongoDB — документоориентированная система управления базами данных с открытым исходным кодом, не требующая описания схемы таблиц;
• RavenDB — полностью транзакционная документоориентированная база данных;
• RethinkDB — распределённая документоориентированная СУБД с открытым исходным кодом, сохраняющая данные в бессхемном JSON-формате;
• FlockDB — распределённая, отказоустойчивая графовая база данных от Twitter;
• Neo4j — open-source графовая база данных;
• LevelDB — высокоэффективная база данных типа «ключ-значение» от Google;
• Redis — нереляционная высокопроизводительная СУБД;
• Riak — распределённая open-source NoSQL-СУБД типа «ключ-значение».

Почему важно внедрять инструменты управления?

       Большинство предпринимателей хотят, чтобы их компании были успешными и приносили прибыль.

       Добиться такого можно только построив систему управления в бизнесе. Бизнес – это «без нас». 

      Только поэтапное внедрение инструментов управления, построение системы позволит добиться слаженной работы команды на результат.

    В конкурентной борьбе силы команды необходимо направить на три составляющие: стоимость продукции (услуг), качество и сроки её изготовления (поставки). Именно по этим параметрам клиент выбирает компанию-поставщика.

    Внедрение вышеперечисленных инструментов управления позволит быть на шаг впереди своих конкурентов по трём основным параметрам (стоимость, качество, сроки).

Заключение

Переход от ручного процесса к автоматизированному процессу организации бизнеса может гарантировать, что ваша организация остается на пути к непрерывному росту. Реализуйте преимущества, которые платформа автоматизации может принести вашей организации. В опросе, проведенном в 2018 году более чем 280 компаниями в России, 62 процента респондентов сообщили о трех или более неэффективных процессах, которые могут быть устранены с помощью автоматизации. Опрос показал, что менеджеры тратят не менее 8 часов в неделю в среднем на ручные задачи. Фактически, 25 процентов сообщили, что тратят 20 часов в неделю на ручные задачи по обработке данных!