Что такое менеджмент простыми словами: определение, примеры

Структура системы управления организацией

Система управления организацией состоит из управляющей и управляемой подсистем. К управляющей части относят дирекцию, менеджеров, информационные элементы и службы, поддерживающие работу руководства. Иначе её называют административно-управленческим аппаратом. В её функции входит принятие управленческих решений на основе полученной информации. В управляемую часть входят подразделения, участвующие в производственном процессе и создании конечного продукта.

Система управления проходит следующие стадии:

образование общей структурной схемы аппарата управления;
разработку состава руководящих отделов с организацией связей между ними;
доработку и организацию эффективной структуры управления.

При построении системы управления организацией формируются горизонтальные и вертикальные связи. Горизонтальные связи устанавливаются между отделами на одном уровне управления. То есть не подчиняются друг другу. Вертикальные подразумевают подчинение нижестоящего элемента вышестоящему.

Организационные структуры делятся на группы:

с вертикальным (иерархическим) типом управления;
с горизонтальным или органическим типом управления.

Особенности вертикальной организационной структуры

Для успешного функционирования компании при вертикальном (иерархическом) типе управления необходимо соблюдение следующих условий:

строгого подчинения низших звеньев структуры высшим;
грамотного распределения обязанностей между сотрудниками;
преобладания вертикальных связей;
найма работников с высокой квалификацией.

Вертикальная структура управления строится по принципу пирамиды. Её подножие состоит из низших должностей. Чем выше должность – тем большими полномочиями и возможностями наделяется её обладатель.

Компаниями с иерархической структурой управляют генеральные директора, которым подчиняются их заместители по приоритетным направлениям. За ними следуют менеджеры среднего звена, низшего и потом – исполнители. В организациях с данным типом управления часто возникают проблемы с выполнением поручений из-за длинного пути информации от высших звеньев к низшим. В итоге, часто к исполнителям от руководства поступает искажённая или неполная информация.

Преимущества горизонтальной структуры управления

Данный тип управления характеризуется гибкостью и адаптивностью к изменяющимся внешним условиям. Подразумевает отказ от иерархии с построением горизонтальных связей между участниками рабочего процесса. За счёт устранения бюрократии в структуре управления компании значительно сокращается путь распоряжений от руководителя к исполнителям. Это позволяет сократить срок согласования и утверждения документов, выполнить поставленные задачи оперативно и качественно.

Для эффективного существования такой структуры важно привлечение инициативных и креативных исполнителей. Они должны взаимодействовать друг с другом на высоком уровне

Иногда достичь этого весьма проблематично, особенно, если участники структуры имеют противоположные взгляды на решение задач.

Чем более разнообразна деятельность компании, тем более сложную организационную структуру управления она имеет. Исходя из её типа, применяют соответствующие методы управления.

Управление как наука

Наука подразумевает существование совокупности знаний в систематизированной форме, основанной на тщательном наблюдении, точном измерении, экспериментировании и выводах, полученных в результате детального анализа данных, то есть фактов и цифр. Знание поддаётся проверке с помощью экспериментов, дающих феномен причинно-следственных связей. Другими словами, наука предоставляет теорию, принципы и законы в любой области человеческого знания. Наука дает знания, которые в свою очередь дают власть для применения.

Менеджмент (управление) — развивающаяся наука. В настоящее время в нем развиваются некоторые основные принципы и элементы в форме процесса управления, который имеет универсальное применение в каждой отрасли, приносящей прибыль деятельности, а также в некоммерческих организациях. Тем не менее управление — это бунт, сопоставимый с точными науками, такими как физика, химия, биология и т.д. Он касается людей, и это социальная наука, как наука об экономике.

Совершенно очевидно, что принципы управления не являются основополагающими истинами, и их применение может не всегда давать желаемые результаты. Поведение человека постоянно меняется и является самым непредсказуемым. Это не регулируется законами механики.

Человек не является неодушевленной машиной. Следовательно, управление, занимающееся сложными человеческими существами, должно быть неточной наукой

Даже тогда теоретическая база знаний имеет важное значение для развития разумной практики. На самом деле теория должна постоянно дополняться практическими знаниями

Менеджер — не только ученый, но и художник. Как ученый, он опирается на существующую теорию и философию управления и развивает новые знания, новые принципы и новые школы управленческой мысли. Как художник, он должен зависеть от своего собственного опыта, интуиции, суждения при принятии решения по любой управленческой проблеме и принятии мер по достижению поставленных целей. Научный подход и научный метод должны применяться при подходе к решению проблем, например: маркетинговые исследования, бизнес-исследования и т. д. Но принятие решений не может быть полностью сведено к науке.

На самом деле, суждение и опыт человека пользуются правом вето в принятии решений и в качестве лица, принимающего решения. В конечном анализе принятие решений является искусством, которое приобретается сознательными усилиями и практикой. Ни наука, ни искусство управления не идут рука об руку, и оба они взаимозависимы. Теоретическое преподавание медицины и техники почти всегда сопровождается практической работой в больнице или мастерской.

Планирование и организация называются механикой управления и указывают акцент на науку управления, тогда как направление (в том числе коммуникация), мотивация, координация и контроль — это динамика, подчеркивающая искусство управления. Получение работы через людей — это искусство управления. Это сложная работа, требующая инициативы, такта, осмотрительности и других более высоких качеств. Нужна художественная способность выполнять управленческую работу. Искусство управления полностью отражено в способности принимать решения менеджера. Суждение и воображение необходимы даже в компьютеризированной экономике. Компьютер не может заменить менеджера при принятии решений.

Модели систем управления

На основании принципов и специфики деятельности компании разрабатываются модели управления организацией. В настоящее время в практических условиях применяются две модели:

управления целями;
управления изменениями.

Управление целями подразумевает организацию деятельности компании путём постановки промежуточных целей. Такая модель используется в организациях, не имеющих чёткой формулировки конечных задач. Поэтому им приходится передвигаться от одного этапа к другому, из-за чего может происходить периодическое колебание от одного направления деятельности к другому. Данная модель свидетельствует о неэффективной деятельности системы управления компании.

Управление изменениями подразумевает наличие одной постоянной цели, на пути реализации которой выполняются промежуточные задачи. В этом случае все цели остаются неизменными. Совершенствуются только стандарты и технологии управляющих процессов.

Цели управления, цели менеджмента

Снова вернемся с корабля на бал, точнее, в менеджмент, в управление. Исходя из того, что написано выше, получается, что управление организацией есть совокупность действий, направленных на достижение целей, стоящих перед организацией (предприятием). Действия во имя результата, во имя цели (целей) — это и есть управление или менеджмент.

Однако цели организации могут быть самыми разными. От созидательных, например, выпуск такого-то объема такой-то продукции, до разрушительных. Допустим, может быть и такая цель: «Закрытие предприятия». И это все управление? Это все менеджмент?

Вообще-то, прежде чем дать определение термину «управление организацией» нужно конкретизировать, что есть цель или цели ЛЮБОЙ организации (предприятия)?

Если организация (предприятие) собирается и дальше плыть в бурном море бизнеса, где:

предприятия конкурируют друг с другом вплоть до разорения друг друга (а чего вы хотите в условиях жесткого рынка?),
вступают во взаимоотношения партнерства, то есть помогают друг другу,
вступают в контрактные отношения, то есть становятся потребителями и поставщиками продукции и услуг друг для друга,

то каковы цели такой организации (предприятия)?

Тут не нужно ничего придумывать. Уже давно известно, что целей любого бизнеса, любой организации (предприятия) всего две, если вопрос рассматривать с общей точки зрения:

Обеспечить максимально возможную удовлетворенность своих потребителей, своих клиентов.

Именно для клиентов, для конечных потребителей существует, практически, любая бизнес организация (предприятие). Без клиентов нет бизнеса. Будущие деньги бизнеса, будущие прибыли бизнеса находятся в карманах его потенциальных потребителей. И ВСЕ клиенты как один должны быть удовлетворены НА СТО ПРОЦЕНТОВ — это идеальная конечная цель номер один.

Обеспечить 100% загрузку собственных производственных мощностей организации (предприятия).

Здесь имеются в виду не только производственные мощности производственных предприятий (100% мощностей на практике меньше, с учетом технологических моментов: переналадка оборудования, планово-предупредительные ремонты и прочее), но и максимальные возможности непроизводственных предприятий (организаций) — сфера услуг, социальная сфера и прочее.

Скажем, компания оказывает юридические услуги, у нее есть 5 юристов, значит, все 5 юристов должны быть загружены каждый день и полный рабочий день (с учетом, конечно, социальных моментов: паузы в работе, отпуска, обучение и переподготовка, отгулы и прочее) — это идеальная конечная цель номер два.

Методы управления организацией

По характеру воздействия на объекты методы управления бывают:

Организационно-административными (прямыми или косвенными). Прямые методы управления выражаются в виде предписаний, указывающих работнику последовательность выполнения работы. Косвенные методы реализуются в виде целей и мотивации сотрудников.
Экономическими. К ним относят:
- прямой экономический расчёт, выполняющийся высшими органами управления;
- хозяйственный или коммерческий расчёт, обеспечивающий прибыльность организации;
- планово-экономические и нормативные показатели и способы их достижения;
- анализ хозяйственной деятельности, предполагающий просчёт возможных рисков и рассмотрение возможных вариантов развития компании;
- ценообразование, соответствующее ситуации на рынке;
- финансирование, кредитование, направленные на определение источников развития предприятия;
- экономическое стимулирование, учитывающее интересы персонала.
- Отдельно рассматривают экономико-математические методы, включающие теорию игр, математическое программирование и другие способы управления деятельностью компании.
Социально-психологическими. Это комплекс инструментов, воздействующих на отношения внутри коллектива. Данные методы управления направлены на поддержание «здорового» микроклимата в команде, создания каждому сотруднику комфортных условий для работы. К ним относят:
- социальное развитие;
- убеждение;
- критику и самокритику;
- совещания;
- соревнования внутри коллектива;
- корпоративные обычаи.
Самоуправленческими. Характеризуется свободой выбора в принятии решений и их обязательным исполнением всеми участниками рабочего процесса. Вопросы, касающиеся хозяйственной деятельности компании, решаются на совместных совещаниях.

По степени вовлечения в процесс методы управления бывают системными и ручными. В системных процессах прямое управленческое воздействие сведено к минимуму. Их участники в своей работе руководствуются установленными правилами. Им не нужны дополнительные указания или другие способы стимуляции. Правила устанавливаются законами, нормативными актами или стандартами, разработанными в компании. Ручное управление характеризуется прямым участием руководящего звена в координации действий подчинённых. Без его указаний исполнители не могут выполнять какую-либо работу. Данный метод управления считается неэффективным, так как полностью лишает сотрудников инициативности и ответственности за свои поступки. Поэтому к нему прибегают в исключительных случаях.

От выбора методов управления зависит тип функционирования и поведения работников. Он может быть:

Вынужденным. Характеризуется исполнением обязанностей при постоянном «давлении» сверху. Сопровождается формированием чувства зависимости и неприязнью к руководству.
Пассивным. Когда сотрудники не проявляют инициативы, действуя исключительно по приказам высшего менеджмента.
Осознанным. Когда все члены команды принимают участие в постановке и решении задач.

Функции управления

Четыре основные функции, которые составляют процесс управления:

Планирование. Планирование включает в себя выбор задач, которые необходимо выполнить для достижения организационных целей, изложение того, как должны выполняться задачи, и указания, когда они должны выполняться. Деятельность по планированию сосредоточена на достижении целей. Менеджеры четко определяют, что организации должны делать, чтобы добиться успеха. Планирование связано с успехом организации как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.
Организация. Организация может рассматриваться как назначение задач, разработанных на этапах планирования, различным лицам или группам внутри организации. Организация заключается в создании механизма для введения планов в действие. Людям в рамках организации даются рабочие задания, которые способствуют достижению целей компании. Задачи организованы так, что выход каждого человека способствует успеху высших учреждений, что в свою очередь способствует успеху подразделений, что в конечном итоге способствует успеху организации.
Влияние. Влияние также упоминается как мотивация, лидерство или руководство. Влияние может быть определено как направление деятельности членов организации в его направлении, которое помогает организации двигаться к достижению целей. Целью воздействия является повышение производительности. Рабочие ситуации, ориентированные на человека, обычно приводят к более высоким уровням производства в долгосрочной перспективе, чем рабочие места, ориентированные на конкретные задачи, потому что люди считают этот тип неприятным.
Контроль. Суть контроля — это действия, которые регулируют предопределенные стандарты работы, а его основой является информация в руках менеджеров. Тем не менее контроль, в том числе контроль качества, также предполагает производительность офиса, такую как улучшение обслуживания клиентов, устранение узких мест и сокращение ошибок в работе.

Человек на должности менеджера или управленца выполняет следующие функции:

Собирает информацию, которая измеряет производительность.
Сравнивает текущую производительность с заранее установленными нормами производительности.
Определяет следующий план действий и изменения для достижения желаемых параметров производительности.

Таким образом, частью управления является управление эффективность. Управление эффективностью — это постоянный процесс общения между руководителем и сотрудником, который существует в течение года, в поддержку достижения стратегических целей организации. Процесс коммуникации включает разъяснение ожиданий, постановку целей, определение целей, предоставление обратной связи и рассмотрение результатов. Наблюдение за производительностью и обеспечение обратной связи не является изолированным событием, ориентированным на ежегодный обзор эффективности. Это непрерывный процесс, который проходит в течение года. Процесс управления эффективностью — это цикл, при котором обсуждения меняются в зависимости от меняющихся целей.

Цикл включает планирование и проверку. Чтобы начать процесс планирования, управляющий и сотрудник просматривают общие ожидания, в том числе сотрудничая в разработке целей производительности. Также обновляются индивидуальные цели развития. Затем разрабатывается план эффективности, который направляет усилия сотрудника на достижение конкретных результатов для поддержки организационного совершенства и успеха сотрудников.

Цели и задачи обсуждаются в течение года, во время встреч с регистрацией. Это обеспечивает основу для обеспечения достижения сотрудниками результатов путем коучинга и взаимной обратной связи.

По окончании периода действия оценивается эффективность сотрудника по сравнению с ожидаемыми целями, а также используемые средства и поведение, продемонстрированные в достижении этих целей. Устанавливаются новые цели на следующий период работы.

Системы управления используются для повышения производительности, эффективности и безопасности во многих областях, в том числе:

Сельское хозяйство.
Химические заводы.
Целлюлозно-бумажные фабрики.
Контроль качества.
Атомная электростанция.
Экологический контроль.
Водоочистные сооружения.
Очистные сооружения.
Пищевая промышленность.
Металл и шахты.
Фармацевтическое производство.
Сахарные заводы.

Управление — определения

Существует множество мнений относительно этого термина. Традиционно термин «управление» относится к деятельности (и часто к группе людей), участвующей в четырех общих функциях, перечисленных ниже:

Планирование. Включает определение целей, методов, ресурсов, необходимых для выполнения методов, обязанностей и сроков выполнения задач. Примерами планирования являются стратегическое планирование, бизнес-планирование, планирование проектов, планирование персонала, планирование рекламы, продвижения по службе и т.д.
Организация ресурсов для достижения целей оптимальным образом. Примерами являются организация новых отделов, человеческих ресурсов, офисных и файловых систем, реорганизация предприятий и т.д.
Направляющий, в том числе, чтобы определить направление для организации, групп и отдельных лиц, а также повлиять на людей, которые будут следовать этому направлению. Примерами являются установление стратегического направления (видение, ценности, миссия и цели) и отстаивание методов управления эффективностью организации для реализации этого направления.
Контроль или координация систем, процессов и структур организации для эффективного достижения целей и задач. Это включает в себя постоянный сбор отзывов, а также мониторинг, настройку систем, процессов и структур. Примеры включают использование финансового контроля, политики, процедур, процессов управления производительностью, мер по предотвращению рисков и т.д.

Другое общее мнение состоит в том, что «менеджмент» делает вещи через других. Еще одна точка зрения, совершенно отличная от традиционной точки зрения, утверждает, что задача управления заключается в том, чтобы поддерживать усилия сотрудников, чтобы они были полностью работоспособными членами организаций и граждан сообщества. Для большинства сотрудников термин «менеджмент», вероятно, означает группу людей (руководителей и других менеджеров), которые в первую очередь отвечают за принятие решений в организации. В некоммерческой организации термин «менеджмент» может ссылаться на все или на какие-либо действия совета директоров, исполнительного директора и или директоров программ.

Управление — это то, как общество или группы внутри него организуются для принятия решений. Также управление — это процесс достижения организационных целей, работая с людьми и другими организационными ресурсами и через них. Управление имеет следующие три характеристики:

Это процесс или серия продолжающихся и связанных действий.
Оно включает и концентрируется на достижении организационных целей.
Оно достигает этих целей, работая с людьми и другими организационными ресурсами и через них.

Принципы управления

Менеджмент — это планирование, организация, командование, координация и контроль технических, финансовых, коммерческих, бухгалтерских и охранных мероприятий. Это не команда, а мотивация, которая может помочь нам понять, почему работают люди и как обеспечить максимальную производительность. Таким образом можно создать мотивацию команды. Направления и команды недостаточно, чтобы добиться успеха через людей. Сегодня менеджер должен поощрять, сообщать, развивать и стимулировать своих сотрудников к обеспечению более высокой производительности

Современное руководство уделяет наибольшее внимание мотивации в качестве ключа к производительности

Сегодня установлены основные принципы управления:

Менеджмент — это социальный процесс.
Менеджер непосредственно отвечает за распределение, использование и координацию всех человеческих и материальных ресурсов, которые будут производиться из бизнес-среды или Общества. Окружающая среда предоставляет эти ресурсы в качестве вклада в деловое предприятие. Большинство из этих ресурсов ограничены и имеют альтернативное использование. Руководство должно оптимально сочетать эти ресурсы или ресурсы.
Ресурсы координируются и интегрируются руководством посредством выполнения типичных управленческих функций, а именно планирования, организации, укомплектования персоналом, управления, мотивации, общения и контроля. Эти функции составляют процесс управления. Основные ресурсы подчиняются фундаментальным функциям управления.
Процесс управления необходим для определения целей, задач и принятия соответствующих мер, то есть осуществления плана для достижения заявленных целей. Контроль обеспечивает производительность по плану и позволяет руководству удалять отклонения, если таковые имеются, между фактическими и ожидаемыми результатами.
Поскольку люди являются самыми большими ресурсами, руководство несет особую ответственность за создание благоприятной рабочей среды, обеспечение максимальной работоспособности и производительности сотрудников. Следовательно, менеджмент должен не только управлять бизнесом, но и управлять как менеджерами, так и работниками. Мотивация и лидерство — это две уникальные управленческие функции или мероприятия, направленные на максимальное использование человеческих ресурсов, не жертвуя благосостоянием людей и удовлетворением людей.
В качестве менеджера человек призван играть разные роли в разных ситуациях, таких как планировщик, координатор, руководитель, связующий (связующее звено), монитор, пресс-секретарь, распространитель информации, носитель риска, распределитель ресурсов, переговорщик, обработчик беспорядков, наладчик межличностных и межведомственных конфликтов и т. д.
Классическое или бюрократическое управление является подходящим, когда окружающая среда относительно неизменна. Поведенческое и органичное управление является подходящим, когда окружающая среда динамична, а инновации и креативность превзойдены.

Куда и зачем идет корабль

Так что же на самом деле делают капитан судна, его помощники, лоцман? Управляют кораблем. Но это слишком общее понятие. И что же такое управление кораблем?

Если начать перечислять, что нужно знать, уметь и делать для управления кораблем, то придется написать толстую энциклопедию. Много чего нужно знать и делать. Но даже перечисление абсолютно всего, что нужно делать для управления кораблем, не проясняет ответа на вопрос: «Что такое управление кораблем?»

Может быть, у всех действий, что требуется делать для управления кораблем в море, при подходе в порт, в порту, во время ремонта и в других случаях, есть что-то общее? Во имя чего все делается, зачем всем этим «хозяйством» нужно управлять?

Можно предположить, что управление кораблем делается для достижения какой-то цели. Большой общей цели, объединяющей все, что делается на корабле и даже вне корабля.

Что это за цель? Как вариант, такой целью может быть, предположим, своевременная доставка пассажиров и грузов в порт(ы) назначения.

Если в качестве цели взять то, что только что сказано, то тогда под управлением кораблем мы можем понимать совокупность действий, направленных на своевременную доставку пассажиров и грузов в порт(ы) назначения.