Тайм-менеджмент

Планирование — это тайм-менеджмент?

Управление временем состоит из ряда принципов. Планирование — это фундаментальный принцип, на котором зиждется вся система тайм-менеджмента.

Наш мозг так устроен, что может спокойно воспринимать 7-9 объектов внимания одновременно. Все, что сверх, воспринимается как опасность. Мозг поднимает тревогу, организм выделяет адреналин и кортизол. Возникает древняя реакция «бей/беги/притворись мертвым». В современности «бей» превращается в трудоголизм, «беги» — в прокрастинацию, а «притворись мертвым» (ступор) — в выгорание и депрессию.

Всего этого можно избежать, если вы точно знаете, что зафиксировали свои дела на внешнем носителе, и сейчас не будете отвлекаться ни на какую другую задачу, в ущерб текущей. И когда вы завершаете задачу, то точно знаете, какой шаг будет следующим. Не придется метаться и принимать решение, что делать дальше. А принятие решений — это один из самых стрессовых и трудоемких для психики процессов.

Рассмотрим другие принципы управления временем:

Ставьте цели. Цель — это ваше желание и путеводный маяк. Нет цели — нет действия

Важно сформулировать цель ясно и конкретно, чтобы не сбиваться с пути и сохранять мотивацию.

Расставляйте приоритеты. Определите, какие дела действительно важны и срочны, какие — чуть ниже по рангу, какие можно делегировать, а какие — вовсе вычеркнуть из вашей жизни.

Выделяйте время на отдых

Помните, что для высокой продуктивности нужны силы и здоровье. Если пренебрегать регулярным качественным отдыхом, вы неизбежно выгорите или заболеете. А это неинтересно ни вам, ни вашей семье, ни начальнику.

Записывайте все дела, идеи, желания. Во-первых, не записали = не сделали. Во-вторых, когда голова забита огромным списком дел — это просто тяжело. Представьте себе жизнь с заполненным до отказа туристическим рюкзаком за спиной — мягко говоря, это неудобно.

Опирайтесь на самодисциплину. Управление временем — это не волшебная таблетка, которая действует за секунду. Регулярная практика, работа с привычками, отказ от сиюминутных удовольствий в пользу долгосрочных результатов — придется приложить усилия. Но трудно только в начале, и результат стоит того.

Выстройте свою систему тайм-менеджмента. Ваша жизнь уникальна и складывается из множества факторов: работа, привычки, потребности, склад характера, импульсивность и т.д. Подберите методы, которые применимы именно к вашим запросам, пробуйте и модифицируйте.

Будьте гибкими. Если обстоятельства изменились, планы тоже придется корректировать.

Анализируйте. Регулярно проводите рефлексию: что изменилось, стало лучше или хуже, как вы чувствуете себя, что нужно скорректировать?

Не загоняйте себя в рамки. Тайм-менеджмент — это средство, а не цель. Цель, как мы уже говорили, — сделать жизнь свободной, полной и счастливой.

Распространенные мифы о тайм-менеджменте

В нашей стране к тайм-менеджменту, как и ко всему новому, до сих пор относятся с опаской. С одной стороны, людей отталкивает странное заморское название, а с другой – витающие вокруг него мифы и стереотипы. Я постараюсь развеять самые распространенные из них и убедить вас, что у этого явления одни только плюсы.

Миф № 1. Все это чепуха – управлять временем невозможно

Время – объективная величина, поэтому человек действительно не может на него влиять. Но, говоря об управлении временем, имеют в виду нечто совсем другое. Правильнее было бы сказать “управлять собой”.

Тайм-менеджмент не превратит вас в заклинателя времени, он всего лишь научит успевать делать больше, чем вы привыкли. Его техники в большинстве своем просты и доступны каждому. Поэтому не стоит пугаться громких и неправдоподобных формулировок, за ними скрывается весьма безобидное содержание.

Миф № 2. Мне придется больше и усерднее работать

Методы тайм-менеджмента направлены не на увеличение объема работы, а на повышение результативности деятельности. Достигается это путем правильного планирования, расстановки приоритетов и устранения отвлекающих факторов, так называемых “пожирателей времени”.

Вам не придется изматывать себя работой и отказываться от личного времени. Скорее наоборот. Благодаря тайм-менеджменту у вас появятся дополнительные часы, которые вы сможете использовать на свое усмотрение.

Миф № 3. Тайм-менеджмент сделает из меня бездушную машину и лишит мою жизнь спонтанности

Давайте представим двух людей – назовем их Вася и Петя. Вася живет в постоянном хаосе, ничего не успевает и все время куда-то торопится. Из-за этого большую часть дел он делает неосознанно, как бы “на автомате”. Ему некогда отвлекаться на всякие мелочи вроде созерцания заката или задушевной беседы с сыном, зато больше часа в день он, сам того не подозревая, тратит на соцсети и игры в телефоне.

Совсем другое дело Петя. Он привык планировать свои дела и строго придерживаться плана. Ему хватает самодисциплины не отвлекаться во время работы на что-то ненужное и бесполезное. Поэтому он никогда не спешит и проживает каждую секунду своей жизни осознанно. Он всегда находит время на семью, потому что это один из главных приоритетов его жизни.

Чья жизнь больше похожа на жизнь бездушной машины? Думаю, ответ очевиден. В роботов нас превращает не планирование и следование расписанию, а отсутствие осознанности и контакта с жизнью.

Основы тайм-менеджмента: 7 принципов управления временем

Принципы Тайм менеджмент

Любая техника базируется на ряде базовых принципов. Их соблюдением требует определённого уровня самоконтроля. Но уже через 1-2 месяца правильное и эффективное планирование времени перейдёт в разряд привычки и перестанет требовать волевых усилий.

Планируйте свои действия

Основа грамотного распределения временного ресурса – планирование

Причем неважно, на день, неделю или месяц

При составлении плана необходимо учитывать несколько нюансов:

• закладывать время на возможный форс-мажор;
• не держать пункты в уме, а писать на бумаге или печатать на компьютере;
• делить сложные и большие задания на несколько маленьких.

Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Конечная цель деятельности не должна быть обобщённой – путь к ней состоит из более мелких задач. Разбивка общего на частное делается на первичном этапе планирования. Промежуточные цели должны соответствовать следующим параметрам:

• конкретность – это повышает шансы на их достижение;
• измеримость – такой подход позволяет подобрать правильные варианты решения;
• достижимость – временной интервал, отведённый на это, может быть разным;
• актуальность – каждая промежуточная задача делает ближе конечную цель;
• ограниченность – временные рамки стимулируют на реализацию задания.

Фиксируйте ваш план действий

План действий

Фиксацию этапов плана целесообразно делать наглядной в виде таблиц или диаграмм. Удобнее, если в ней будут отражены:

• сроки;
• продолжительность каждого этапа;
• последовательность работ.

Это позволит держать на контроле весь проект или ввести в него новых сотрудников, которые сумеют в кратчайшие сроки сориентироваться с текущими делами.

Расставьте приоритеты

Определение конечной цели и разделение её на небольшие задачи – важная работа. Но для 90% людей она не столь сложна, как сохранение намеченного курса в текущей рутине. И здесь поможет чёткое разделение ежедневных задач по категориями.

Делать это можно разными способами:

1. Буквенная маркировка. Пунктам ежедневного плана присваивается буквенное обозначение, где «А» – самые важные дела. Их нужно делать первыми с самого утра, остальные по мере убывания значимости.
2. Матрица Эйзенхауэра. Она состоит из четырёх категорий: важные и срочные задачи (делаются незамедлительно здесь и сейчас), важные и не срочные (дают самую высокую результативность), срочные и не важные (делегируются окружающим по мере возможности), не важные и не очень срочные (убираются из списка).

Последний вариант маркировки очень распространён. При правильном распределении временного ресурса человек будет всегда находиться во второй категории, что позволит ему успешно и планомерно продвигаться к своим целям.

Сосредоточьтесь на главном

От основной цели ежедневно отвлекают многочисленные дела, заботы и развлечения, которые в конечном итоге «съедают» до 80% свободного времени. А ведь его можно было бы потратить с пользой!

Поэтому нужно научиться двум важным вещам:

• делегировать – всё, что отвлекает и может быть перенаправлено для выполнения другими, должно быть делегировано;
• говорить «нет» – незапланированным перерывам, пустой болтовне, изучению соцсетей и просмотру телевизора.

Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Каждый человек движется к цели своим темпом. На скорость продвижения влияют личностные особенности, обстоятельства жизни, социальный статус и другие факторы

Поэтому важно периодически делать анализ пройденного пути по ряду пунктов:

• степень углубления в промежуточные задачи;
• периоды наибольшей результативности;
• ситуации, приведшие к потере ресурсов;
• соблюдение правил.

Полученная информация даст возможность оптимизировать действия и создать свои индивидуальные правила для успешного выполнения задач.

https://www.youtube.com/watch?v=SSWmGp0Fkh0 Создавайте свои правила

Планируйте отдых

В погоне за успехом и достижением поставленных целей категорически запрещено забывать об отдыхе. Обычно кажется, что исключение из своей жизни выходных, отпусков и общения с близкими носит временный характер и не принесёт большого вреда. Но это приводит к постепенному снижению психофизиологических возможностей. И человек уже не может эффективно трудиться.

Организация времени в течение рабочего дня

Рациональное использование рабочего времени связано с продолжительностью рабочего дня, от которой зависит ваша работоспособность. Долговременный рабочий день, который может длиться по 10-15 часов, не допускают положения науки управления: увеличение продолжительности рабочего влечет понижение уровня интенсивности труда и наоборот. При этом в современных условиях неупорядоченное использование рабочего времени в течение дня ведет к снижению эффективности любой профессиональной деятельности. В свою очередь, это обуславливает возникновение таких потерь в деятельности, которые не могут быть компенсированы.

Нерациональный подход к использованию рабочего времени в течение дня ведет к негативным тенденциям в целом. Вы будете тратить на оперативные задачи более 60% своего годового рабочего времени, поэтому организация времени должна быть таковой, что в год на оперативные задачи вы тратите не более 30% своего рабочего времени. Параллельно нужно сократить затраты рабочего времени на несвойственные вам работы до минимума.

Таким образом, очевидно, что рационализация рабочего дня представляется обязательным элементом тайм-менеджмента с точки зрения организации времени.

Работоспособность людей на протяжении рабочего дня меняется по стадиям.

Стадии рабочего дня в зависимости от работоспособности человека

В зависимости от стадии рабочего дня вам нужно планировать выполнение отдельных задач. Наиболее сложные задачи, творческую работу, решение важных вопросов, принятие стратегических решений и т.п. следует планировать на вторую стадию рабочего дня, на период наибольшей работоспособности.

Простые правила организации времени:

1. Сложные задачи нужно планировать на первую половину дня;
2. Приступать к ним нужно не ранее, чем спустя час после начала рабочего дня;
3. Во второй половине дня следует выполнять задачи, требующие меньшей отдачи;
4. Детальный перечень задач на день определяйте всегда самостоятельно в рамках того, что требуется сделать.

Срок наибольшей работоспособности зависит от следующих факторов:

• сложность и интенсивность труда;
• состояние здоровья;
• условия труда;
• психологический климат;
• перерывы в течение рабочего дня и др.

Для длительного поддержания высокого уровня работоспособности важное значение также имеет непосредственно продолжительность вашего рабочего дня и режим использования рабочего времени. В этой связи следует выделить два аспекта, характерных для тех, кто занят умственной работой:. 1

Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом

1. Во-первых, вам нужно иметь возможность активно отдыхать в течение дня не менее 1-2 часов. Это время следует использовать для занятий спортом, прогулок, культурных мероприятий и т.п., на что у вас должно оставаться время после окончания рабочего дня. Кроме этого, вам нужно иметь время для семьи и пассивного отдыха, например, чтения книг. Сон должен занимать 7-8 часов, а в периоды повышенного напряжения ночной сон дополняется еще одним часом.

2. Во-вторых, вы должны рационально использовать свое рабочее время и не превышать продолжительность рабочего дня, оптимально, не более 8-9 часов.

В этой связи, можно определить, что, учитывая сопутствующие расходы времени и непроизводственные времязатраты, вы должны соблюдать оптимальное соотношение рабочего времени и отдыха. На 9 часов рабочего дня должно приходиться около 12-13 часов отдыха.

Бонус: личный таск-трекер в приложении Notion

Наш главред подбила свой личный планировщик под шаблон электронного ежедневника в Notion. Его может использовать любой, кто хочет серьезно подойти к вопросу системы тайм-менеджмента. Варианта два — просто забрать и использовать или же прочитать как он создавался и какие задачи решает, а затем придумать собственное решение.

Сам планировщик выглядит вот так, но не пугайтесь раньше времени: 

Как это работает

За каждой областью жизни закреплен определенный цвет, чтобы была возможность видеть то, чему отдавать приоритет. В разрезе недели можно понять, чем человек занимается больше всего, а чего не делает вовсе. 

Создаем хранилище для заметок на случай, если человек сидит на созвоне или где-то еще и получает сразу большой объем информации, который позже нужно разбить на задачи.

Затем разбиваем месяц на недели, недели на дни, а внутри дней — чек-листы с задачами, которые удобно зачеркивать. Некоторые люди получают удовольствие от процесса закрытия чек-листов — это добавляет мотивации не переставать делать задачи.

Также внутри дней могут быть большие задачи с мелкими подзадачами — их следует вести вот так:

Так можно сгруппировать близкие по смыслу мелкие задачи, чтобы ничего не забыть, но при этом и не засорять пространство.

Если не удалось выполнить задачу — можно перенести на другой день и поставить стрелочку. Если стрелок накапливается 3 — стоит либо выкинуть задачу, потому что она на самом деле не нужна, либо тащить дальше, но по количеству стрелок понимать, в какой области идет сильное отставание. 

Лучше всего проводить анализ каждую неделю и более серьезный анализ в конце месяца. Это позволит идти целенаправленно и отслеживать ошибки в разрезе короткого промежутка времени. Затем остается постараться оптимизировать нагрузку так, чтобы выделить больше времени под ту сферу, которую забросили. 

По началу эти системы и техники выглядят сложно и кажется, что тайм-менеджмент противоречит сам себе. Здесь главное не перестараться и не пытаться сделать все сразу. Создавайте пути решения, пробуйте разные техники постепенно и опирайтесь на собственные ощущения. Если думаете, что какой-то принцип не подходит под ваши задачи — не тратьте на него время и пробуйте что-то другое. В конечном счете если человек действительно заинтересуется этим вопросом, он сможет придумать личную систему продуктивности, которая будет работать исключительно на него.

Ну и не забывайте о том, что не стоит работать сверх нормы, так как за всем не угнаться. Отдыхайте, гуляйте с друзьями, спите и разрешайте себе просто ничего не делать. Так с большей вероятность удастся продуктивно работать, не сойти с ума и прожить действительно насыщенную и здоровую жизнь.

Ссылка на шаблон планировщика в Notion: https://lobykina.notion.site/ffc5a9ef35694380ba9a1526517d7dc8

10 мифов о тайм-менеджменте

Техники Тайм менеджмент

Техники и инструменты тайм-менеджмента кажутся многим несерьёзными и пустыми. А всё потому, что вокруг них до сих пор ходит масса противоречивых слухов. И каждый вполне можно опровергнуть.

№1. Управление временем невозможно

Здесь скептики любят ссылаться на отсутствие инструментов для реального изменения течения времени. Да, так и есть. Но только тайм-менеджмент – это совсем не о фантастике. Он о грамотном управлении собой в контексте времени.

№2. Это не работает!

Любимый довод тех, кто попробовал что-то одно и не получил результата. Но если сделать анализ, то станет понятна причина неудачи. И в 97% случаев она заключается в:

недостаточной мотивации; неправильном целеполагании;
неумении отделять важное от второстепенного. А значит нужно пробовать ещё раз

А значит нужно пробовать ещё раз.

№3. Придется больше и усерднее работать

Вовсе нет. Техники управления временем созданы как раз для того, чтобы за меньший временной интервал получить больший результат. А значит человек сумеет сэкономить ресурсы и энергию для близких или хобби.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Не стоит планировать каждое мгновение. Достаточно определить приоритеты и в нужный момент отсечь все отвлекающие факторы.

№5. Это нужно только тем, кто постоянно опаздывает

Фактические опоздания не имеют ничего общего с достижением поставленных целей. Поэтому тайм-менеджмент необходим каждому, кто ищет самые эффективные способы решения задач. А это – 95% населения планеты.

№6 Это изобретение Запада – для России оно не подходит

История тайм-менеджмента чётко обозначена на Западе. Но это вовсе не значит, что в России он не существовал. Просто никто из теоретиков не сумел довести техники до официальной фиксации.

№7. Нельзя стать успешным без управления временем

Неверно привязывать успех к каким-либо техникам. Но любой успешный человек понимает, что основа его достижений – правильное распоряжение временем и умение расставлять приоритеты.

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Практически экономить время невозможно. А вот научиться делать всё вовремя и так, чтобы оставался ресурс на семью, хобби и отдых, вполне реально. И с этой точки зрения тайм-менеджмент – оптимальный инструмент.

№9. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация – это психологическая особенность, которая подлежит коррекции. Если прокрастинатор обратится за помощью к психологу, то тот в 99% случаев предложит воспользоваться техниками управления временем.

№10. Существуют универсальные техники, которые подходят всем

Нет, это не так. Специалистами разработана масса методик, поэтому каждый может найти свою. Главное – не останавливаться и пробовать.

https://www.youtube.com/watch?v=Ltp0saWFzns Тайм менеджмент видео

Что такое тайм-менеджмент

Любой дошкольник сегодня знает, что тайм-менеджмент – это управление временем. Тот, кому удалось освоить принципы и инструменты тайм-менеджмента, умеет эффективно распоряжаться своим временем, продуктивно планировать собственный рабочий день (неделю, месяц и даже год), а также может распределить все текущие задачи по приоритетности.

Но самое важное его умение заключается в том, что он чётко знает, как успевать больше за ту же единицу времени – то есть как уделять работе меньше времени, но при этом выполнять гораздо больше задач.

Николай Евгеньевич Введенский, известный российский физиолог, утверждал, что «мы устаём и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем». Наверно, каждый замечал это за собой: если рабочий день чётко не распланирован по задачам, мы постоянно берёмся то за одно дело, то за другое, не можем надолго сконцентрироваться на какой-либо определённой задаче и в итоге к концу дня понимаем, что ничего толкового за день не сделано.

Для вас подарок! В свободном доступе до25 сентября

61 проверенный канал из закрытой подборки по поиску работы в IT

Гарантированно найдете выгодную работу за 1-2 дня

Гарантированно найдете выгодную работу за 1-2 дня

Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне

Перейти

Скачать файл

Давайте рассмотрим эту ситуацию на конкретных примерах. Предположим, у нас есть два школьника. Один из них, придя домой после занятий, растягивает процесс выполнения домашних заданий на несколько часов, потому что постоянно отвлекается на игры и другие бесполезные дела. Второй максимально концентрируется на уроках и справляется с ними всего за час, освобождая оставшееся время для прогулки или отдыха. Кто же из них освоил принципы эффективного тайм-менеджмента?

Что такое тайм-менеджмент

Пойдём дальше в наших примерах. Прошло время, мальчишки окончили школу и стали владельцами бизнеса. У каждого из них несколько действующих фирм, множество подчинённых и десятки ежедневных задач, требующих решения в режиме рабочего времени. Первый из них, по старой привычке, постоянно отвлекается на нерабочие дела, прокрастинирует, а потом в спешке пытается решить всё за раз и, как следствие, ничего не успевает.

Через какое-то время он приходит к профессиональному выгоранию, потому что абсолютно никто в этом мире не способен работать на пределе своих возможностей в режиме 24/7. Второй же, наоборот, поставил все рабочие вопросы и задачи на поток, поэтому может позволить себе уделять работе всего несколько часов в день, не теряя при этом в качестве выполнения поставленных задач.

Методики тайм-менеджмента помогают эффективно распределять работу и контролировать количество времени, которое тратится на решение задач, что по итогу приводит к карьерному росту и личностному развитию.

В основе этих методик лежат следующие составляющие:

• чёткое определение целей и задач;
• планирование рабочего дня;
• планирование личного и свободного времени;
• расстановка приоритетов между задачами и внутри них;
• управление имеющимися ресурсами;
• определение эффективных стратегий и тактик;
• составление списков (задач и дел);
• делегирование задач и поручений;
• фиксирование времени, затрачиваемого на выполнение проектов;
• анализ эффективности затраченного времени.

Все эти методики описаны во множестве книг, посвящённых этой теме. Самые известные и полезные из них: «Жёсткий тайм-менеджмент» от Д.Кеннеди, «Как привести дела в порядок» от Д.Аллена, «Работай меньше, успевай больше» от К.Глиссона, «К чёрту всё! Берись и делай» от Р.Брэнсона.

Техники тайм-менеджмента

Ниже описаны только часть техник тайм-менеджмента — на самом деле их сильно больше. Если на первых порах не получается придумать собственную систему продуктивности, то стоит попробовать что-то из этого списка

Важно отметить, что кому-то эти техники могут не подойти. Строить жизнь нужно исходя исключительно из собственных ощущений

10 минут

Необходимо засечь 10 минут каждый раз, когда человек понимает, что не может решить ту или иную задачу. Если в течение этого времени не удалось найти решение, то нужно просто остановиться — попить воды, сходить на прогулку или скушать что-нибудь вкусное.

Эту техника поможет тем кто думает, что если он не способен решить задачу, то не имеет права взять перерыв или приступить к другой работе. С одной стороны — это хорошая привычка, но все хорошо в меру. Бывают дела, которые мы пытается решить весь день и ничего не получается. 

Когда человек останавливается, у мозга есть шанс разобраться в сложной деле —  переварить информацию и подумать. Ирония в том, что если бросить задачу и постараться о ней не думать, существует вероятность достаточно быстро найти ответ.

Правило трех

Автор книги по тайм-менеджменту «Мой продуктивный год» Крис Бейли разработал правило трех. Оно означает, что для того, чтобы достичь желаемые цели, необходимо выполнить три самых важных дела за день. 

Вместо того, чтобы распылять силы и внимание на пару десятков пунктов в чек‑листе, выберите три задачи на день и сфокусируйтесь на них. На следующий день выберите еще три, и так далее

Таким образом человек будет сохранять сосредоточенность и двигаться вперед куда быстрее. Эту же технику тайм-менеджмента можно применять для постановки целей на неделю, месяц или год.

Правило 1-3-5

Суть этой техники заключается в том, что за день нужно выполнить только одну большую задачу, три средние и пять мелких. В итоге, человек получает девять дел на день и не больше. Это правило тайм-менеджмента способно упростить работу и поможет научиться разбираться в собственных задачах. Придется подумать, какая задача действительно будет сложной, а какая нет.

Метод 90/30

После того как человек настроился на рабочий день, нужно поставить таймер на 90 минут и начать работу. После этого стоит взять перерыв на 30 минут и повторять эту технику по-кругу. При этом, первую половину дня необходимо отвести под самую сложную работу, которую в любом случае необходимо сделать. После выполнения, следующие отрезки времени стоит занимать более простыми делами. 

Pomodoro

Еще одна интересная техника тайм-менеджмента основанная на цикличности. Суть заключается в том, чтобы распределить ежедневные задачи, а затем поставить таймер на 25 минут. После того, как прозвенит будильник, необходимо сделать перерыв на пять минут и так далее. Когда человек повторит это 4 раза, можно сделать большой, полноценный перерыв.

Если так посмотреть, то мы постоянно отвлекаемся на социальные сети, мобильные игры или YouTube. Почему бы не попробовать делать это в определенное время.

Закон Парето

20% усилий дают 80% результата, остальные 80% усилий — только 20% результата. 

Если следовать закону Парето, то следует делать важные задачи тогда, когда продуктивность наиболее высока. Например, не надо начинать рабочий день со сложной задачи. Как правило, это будет 80% усилий на 20% результата. Начните с простого: налейте кофе, пообщайтесь с коллегами, приведите рабочий стол в порядок. Как только человек придет в себя, выполнять необходимые задачи станет легче. Когда вы на пике работоспособности, 20% усилий приводят к 80% результата. 

Правило двух минут

Если задача займет не более двух минут — стоит выполнить её немедленно. Так человек разгрузит мозг, потому что не придётся больше помнить об этом деле. Например, не стоит систематически копить грязную посуду в раковине, иначе впоследствии это займет не две минуты, а двадцать. 

Матрица Эйзенхауэра

Схема создана американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром. В матрице четыре раздела для задач: «несрочные и неважные», «срочные, но неважные», «важные и несрочные» и «срочные и важные». Распределите дела по разделам и сможете узнать, на что больше всего тратите времени и каким задачам стоит уделить больше внимания.

Для чего он нужен и какова его цель

Если кратко, цель тайм-менеджмента — сделать вашу жизнь проще и внести в нее здоровую и красивую упорядоченность. Вся эта система принципов необходима для того, чтобы разгрузить голову от беспокойства о делах и освободить время для действительно важных вещей.

Тайм-менеджмент дает возможность:

остановиться и провести ревизию всего, что происходит в вашей жизни;
навести порядок в делах, отделить важное от неважного и любимое от нелюбимого;
научиться управлять своими ресурсами;
делать дела без суеты, стресса и все успевать;
выделять время только для себя.

Подборка курсов
Все онлайн-курсы по тайм-менеджменту в 2022 году
Посмотреть подборку

Метод GTD

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Источник

Система строится на таких правилах:

• Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
• Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
• Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
• Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
• Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Ноу-хау в самоорганизации

С тайм-менеджментом невольно сталкиваются все начинающие предприниматели. Понятие произошло от английского словосочетания «time management» и означает «управление временем». Управлять временем в прямом смысле человеку недоступно, но максимально эффективно выстраивать свой график можно научиться.

Тайм-менеджмент – это наука о распределении, учете и организации собственного рабочего времени. Организация и учет помогут предпринимателям выполнять большее количество дел и сократить при этом трудозатраты. Вот несколько фактов, которые подтверждают пользу планирования:

1. Согласно исследованиям британских ученых, планирование рабочего времени высвобождает ресурсы, которых на каждые 10 лет работы приходится по 2 года.
2. Если планировать каждый рабочий день, то на стандартные дела у вас уйдет в два раза меньше времени.
3. Второстепенные и неважные дела занимают у человека 70% его рабочего времени.

Научно подойти к вопросу рабочего распорядка решили еще в Древнем Риме. Например, великий мыслитель Сенека в своих трудах разделил время, потраченное за день человеком, на две группы:

• Хорошее – используемое с пользой.
• Плохое – потраченное на безрезультатные дела.

Сенека предложил записывать потраченное время и исчислять его пользу, отталкиваясь от заполненности. Эти мысли легли в основу понятия «личной эффективности». А итальянский писатель Альберти в XV веке говорил, что тот, кто управляет своим временем, всегда будет иметь успех. Для достижения задуманной цели Альберти предложил использовать правила:

1. Каждое утро начинать с составления списка важных дел.
2. Распределять дела в списке так, чтобы самые важные были выше и снижались в порядке уменьшения значимости.

Много лет этот вопрос рассматривался в основном в теории, и только в 80-е годы XX века его стали активно внедрять в практику. Тайм-менеджмент становится нужен и в работе, и в обычной жизни. Чтобы наслаждаться жизнью и получать от нее удовольствие, нужно научиться регулировать процесс траты своих активов. Поэтому наука «тайм-менеджмент» так актуальна в наши дни, когда времени катастрофически не хватает. Типы тайм-менеджмента различны и подойдут как домохозяйке, так и крупному владельцу компании. Мы поговорим о дисциплине в общем.

Чтобы наслаждаться жизнью и получать от нее удовольствие, нужно научиться регулировать процесс траты своих активов.

Состоит дисциплина из нескольких частей:

1. Учет своего времени.
2. Оптимизация временных ресурсов.
3. Строгое планирование определенного временного промежутка (дня, недели, месяца).
4. Создание мотивирующих факторов.

Эффективность тайм-менеджмента в том, что вы переосмыслите важность своих дел по целесообразности. Это повысит вашу работоспособность

Пользоваться на практике наукой о времени должны не только вы как глава компании, но и все нанятые сотрудники. Поэтому грамотное управление компанией включает в себя обучение сотрудников на курсах тайм-менеджмента и контроль того, как практически используются знания.